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Kunden & Vertrieb alle Pläne

Eine Kundenakte für alles, was mit einem Kunden passiert – und ein Vertrieb, der Anfragen nicht mehr im Postfach verliert.

• Kunden mit eindeutiger Kundennummer, Firmen- und Rechnungsdaten
• Ansprechpartner mit Hauptkontakt je Kunde
• Status Lead, Kunde, inaktiv – inaktive Kunden mit einem Klick ausblenden
• Kundensuche in jedem Auswahlfeld, neuer Kunde direkt aus dem Dialog
• Dateien an Kunde und Projekt
• Vertriebspipeline als Board oder Liste, Stufenwechsel per Drag-and-drop
• Aktivitäten je Vorgang: Anruf, E-Mail, Notiz, Termin – als Historie am Kunden
• Lead-Eingang per Webhook: Website-Formular, Google Ads, Meta Ads, Zapier
• Quelle als Kennzeichen am Lead, übernehmen oder mit Grund verwerfen
• CSV-Import mit Spaltenzuordnung, gespeicherten Vorlagen und Dublettenprüfung

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Projekte & Aufgaben alle Pläne

Projekte mit Budget und Termin, Aufgaben mit klarer Zuständigkeit – und eine Ampel, die rechtzeitig warnt.

• Projekte mit Festbudget oder nach Aufwand, Stundensatz je Projekt
• Projekt direkt aus dem angenommenen Angebot
• Projektteam mit Leitung und Mitgliedern
• Projekte und Aufgaben als Kanban-Board nach Status
• Aufgaben mit Status, Schätzung, Fälligkeit und Zuständigkeit – im Projekt oder direkt am Kunden
• Aufgabe abarbeiten in einem Panel: Status, Zeit, Notiz und Verlauf an einer Stelle
• Ausgaben: Material und Drittkosten (etwa Anzeigenbudgets) je Kunde oder Projekt erfassen, im Budget sehen und weiterberechnen
• Projekt-Ampel aus Budgetverbrauch und Restlaufzeit, Schwellen je Unternehmen einstellbar
• Wochenplan: Team × Wochentage, Aufgaben per Drag-and-drop einplanen
• „Meine Aufgaben“ mit Dringlichkeitsfarben und Zähler im Menü
• Erinnerung per E-Mail bei Fälligkeit
• Menüpunkte je Mitarbeiter ein- und ausblendbar

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Zeiterfassung alle Pläne

Zeit erfassen, wo sie entsteht, und abrechnen, ohne sie noch einmal anzufassen.

• Timer am Bildschirmrand, auf jeder Seite sichtbar und startbar
• Direkteingabe als Dauer oder von–bis für nachgetragene Zeiten
• Kalenderansicht Woche und Monat mit Tagessummen
• Bezug auf Kunde, Projekt oder Aufgabe – der Rest wird ergänzt
• abrechenbar oder intern, mit Notiz
• minutengenau erfasst, Abrechnungstakt je Unternehmen: minütlich, 5, 15 oder 30 Minuten
• abgerechnete Zeiten sind gesperrt und bleiben nachvollziehbar
• Filter, Summen und gespeicherte Ansichten für jede Auswertung

Mehr zur Zeiterfassung

Retainer alle Pläne

Betreuungs-, Wartungs- und Supportverträge mit Stundenkontingent, die sich jede Periode selbst fortschreiben.

• Retainer mit Preis, Stundenkontingent und Intervall (monatlich oder jährlich)
• neue Periode wird automatisch angelegt
• Saldo mit Übertrag in die Folgeperiode, auch negativ (Vorgriff)
• Mehrstunden wahlweise übertragen oder zum Stundensatz abrechnen
• eigene Retainer-Seite mit Saldo, Übertrag und Warnung bei knappem Kontingent
• Pauschale und Mehrstunden direkt in die Rechnung übernehmen

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Angebote & Rechnungen alle Pläne · teils ab Team

Vom Leistungskatalog bis zum Zahlungseingang – festgeschrieben und nachvollziehbar, als PDF und E-Rechnung.

• Leistungskatalog mit Einheiten, Preisen und Beschreibungen
• Angebote mit Rabatt je Position und mehreren Steuersätzen
• PDF mit Ihrem Logo und Brieffuß, Versand per E-Mail aus der Software
• Angebot angenommen: Vorgang gewonnen, Projekt und Rechnung daraus erzeugen
• Rechnungen aus Zeiten, Retainern, Ausgaben und Positionen, Abschlags- und Schlussrechnung
• Ausgaben mit Aufschlag weiterberechnen – der Einkaufspreis bleibt intern
• Nummernkreise je Jahr, festgeschriebene Rechnungen unveränderlich, Korrektur per Storno-Gutschrift
• Steuerfälle Inland, EU-Reverse-Charge, Drittland und Kleinunternehmer
• E-Rechnung als XRechnung neben dem PDF, Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
• Offene Posten auf einen Blick
• ab Team: Mahnwesen in drei Stufen mit Mahnstopp je Kunde – jede Mahnung lösen Sie bewusst aus
• ab Team: Zahlungslink über Ihr eigenes Stripe-Konto, Zahlung geht direkt an Sie
• ab Team: Lexware Office: Kunden und Belege übergeben

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Team & Abwesenheiten ab Team

Wer ist da, wer hat Urlaub, wie viel passt noch in die Woche?

• Wochenarbeitszeit und Urlaubsanspruch je Mitarbeiter
• Urlaubsantrag mit Freigabe durch die Leitung, Benachrichtigung per E-Mail
• Krankheit, Homeoffice und Sonderurlaub – Krankheitstage sehen nur Admin und Betroffene
• Feier- und Ferientage je Bundesland
• Urlaubskonto mit Resturlaub-Übertrag zum Jahreswechsel
• Kapazität je Woche als Grundlage für Wochenplan und Auslastung
• Profilbild je Mitarbeiter in Listen, Board und Wochenplan

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Dashboard & Controlling Dashboard alle Pläne · Auswertungen im Plan Agentur

Die Kennzahlen, die ein Dienstleistungsunternehmen steuern – vom Server gerechnet, nicht aus Exporten zusammengesucht.

• Admin-Dashboard mit Kennzahlen, Vergleich zum Vormonat und Verlauf
• „Heute zu tun“: überfällige Rechnungen, rote Projekte, fällige Aufgaben, Abrechenbares, neue Leads – jeweils als Sprung in die gefilterte Liste
• grafische Übersichten für Projekte, Vertrieb und Zeiten
• fakturierter Umsatz und Zahlungseingang je Monat
• Leistungswert: erbrachte Stunden bewertet, auch wenn noch nicht abgerechnet
• Auslastung mit Zielwert und Retainer-Deckung

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Sicherheit & Daten alle Pläne

Was im Hintergrund läuft, damit Sie sich um Kunden kümmern können.

• Server in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung direkt mit uns
• Mandanten strikt getrennt, verschlüsselte Verbindung
• Rollen Admin und Mitarbeiter: Rechnungen und Zahlen sieht nur die Leitung
• Schutz vor Anmelde-Angriffen und automatisierten Registrierungen
• Gesamtexport aller Daten als CSV, JSON und Originaldokumente
• kein Wechselentgelt – Anbieterwechsel nach Data Act
• Siegel „Software Made in Germany“ 2026 des Bundesverbands IT-Mittelstand