Projektstand auf Zuruf
Das Board weiß, welche Aufgaben offen sind, aber nicht, wie viele Stunden schon gebucht wurden. Die Zeiterfassung kennt die Stunden, aber nicht das Budget. Also fragt die Projektleitung im Weekly herum – und merkt erst bei der Schlussrechnung, dass das Festpreisprojekt drei Tage über dem Plan liegt.
Budget, Termin und Team in einem Bild
Ein Projekt entsteht in ARVENDA frei oder direkt aus dem angenommenen Angebot. Es trägt Kunde, Budget oder Abrechnung nach Aufwand, Stundensatz, Termin und ein Team mit Projektleitung. Aufgaben laufen von „offen“ über „in Arbeit“ und „Review“ bis „erledigt“ – mit Schätzung, Fälligkeit und Zuständigkeit. Sie hängen am Projekt oder direkt am Kunden, etwa für Betreuung ohne eigenes Projekt. Wer eine Aufgabe erledigt, bucht Zeit, Status und Notiz in einem Panel; der Verlauf hält fest, wer wann was getan hat. Material und Drittkosten – Druck, Fotograf, Anzeigenbudget – erfassen Sie als Ausgabe am Projekt: Der Einkauf zählt in die Ampel, der Verkauf mit Aufschlag geht später in die Rechnung.
Die Projekt-Ampel rechnet aus gebuchten Zeiten und Restlaufzeit: Gelb ab 80 Prozent Budget oder wenn nur noch ein Fünftel der Zeit bleibt, Rot bei Überschreitung. Die Schwellen stellen Sie für Ihre Agentur selbst ein. Das Board zeigt alle Projekte nach Status, die Übersicht die kritischsten zuerst.
Im Wochenplan stehen Ihre Mitarbeiter als Zeilen und die Wochentage als Spalten. Aufgaben ziehen Sie aus „Ungeplant“ auf einen Tag; ab Plan Team zeigt ein Balken, wie voll die Woche jedes Einzelnen schon ist. Mitarbeiter sehen das ganze Team, verschieben aber nur ihre eigenen Aufgaben. Und jeder hat mit „Meine Aufgaben“ seine persönliche Liste, sortiert nach Dringlichkeit.
Ampel
Budget und Termin im Blick
Grün, Gelb, Rot aus gebuchten Stunden und Restlaufzeit – die schlechtere Farbe zählt. Schwellen je Agentur einstellbar.
Board
Kanban für Projekte und Aufgaben
Projekte nach Status, Aufgaben je Projekt nach Bearbeitungsstand – per Drag-and-drop.
Wochenplan
Wer macht was an welchem Tag?
Team × Wochentage, Spalte „Ungeplant“, ab Plan Team mit Kapazitätsbalken aus Arbeitszeit und Abwesenheiten.
Meine Aufgaben
Persönliche Liste für jeden
Nach Dringlichkeit sortiert, Überfälliges farbig markiert. Der Zähler im Menü zeigt, was offen ist.
Abarbeiten
Eine Aufgabe, ein Panel
Status setzen, Zeit als Dauer oder von–bis buchen, Notiz schreiben – und der Verlauf zeigt, wer wann was getan hat. Aufgaben hängen am Projekt oder direkt am Kunden.
Ausgaben
Material und Drittkosten im Budget
Druck, Fotograf, Anzeigenbudget: je Kunde oder Projekt erfassen, mit Beleg. Der Einkauf zählt in die Ampel, der Verkauf mit Aufschlag geht in die Rechnung.
Rechte
Jeder sieht, was er braucht
Rollen Admin und Mitarbeiter, Projektteams und Menüpunkte, die Sie je Person ausblenden können.
Erinnerung
Fällige Aufgaben per E-Mail
Wird eine Aufgabe fällig, bekommen die Zuständigen eine Nachricht – niemand muss hinterhertelefonieren.
