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Die meisten Unternehmen starten mit dem, was sie schon haben: einer Kundenliste aus dem bisherigen System oder aus Excel. So kommen Ihre Daten hinein:
- Kunden und Ansprechpartner per CSV-Import mit Spaltenzuordnung, Vorschau und Dublettenprüfung (bis 5.000 Zeilen je Datei). Aus Excel speichern Sie die Liste als „CSV UTF-8“.
- Aus Lexware Office übernehmen Sie Kunden direkt über die Anbindung (ab Plan Team).
- Leistungen, Retainer und laufende Projekte legen Sie in wenigen Minuten an – danach arbeitet die Software mit.
- Neue Leads leiten Sie ab sofort per Webhook aus Website, Google Ads oder Meta Ads in den Lead-Eingang.
Unser Tipp: Nutzen Sie den 14-tägigen Test für einen echten Probemonat im Kleinen – mit Ihren größten Retainern und einem laufenden Projekt. Wenn Sie Unterstützung beim Umzug möchten, bieten wir Einrichtung und Import als gesonderte Dienstleistung an. Sprechen Sie uns an.
Von ARVENDA wechseln oder Daten übernehmen
Gesamtexport – jederzeit, in jedem Plan
Die Leitung (Rolle Admin) kann in der Software jederzeit einen Gesamtexport erzeugen – auch nach Ablauf der Testphase und während des Abrufzeitraums nach Vertragsende. Sie erhalten eine ZIP-Datei mit allen Tabellen als CSV und JSON, allen erzeugten und hochgeladenen Dokumenten im Original (PDF, XML) und einem Verzeichnis des Inhalts mit Zeilenzahlen und Prüfsummen je Datei. Ein neuer Export ist einmal pro Stunde möglich; der vorhandene bleibt bis dahin abrufbar.
Exportierbare Daten
Alle Daten, die Sie und Ihre Nutzer eingegeben haben oder die durch die Nutzung entstanden sind, insbesondere: Kunden und Ansprechpartner, Vertriebsvorgänge und Leads, Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge, Retainer-Perioden, Leistungskatalog, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Mahnungen einschließlich der PDF- und XML-Dateien, hochgeladene Dokumente, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten, Einstellungen und gespeicherte Ansichten.
Nicht exportierbar
Daten zur internen Funktionsweise der Software, deren Herausgabe unsere Geschäftsgeheimnisse gefährden würde (z. B. interne Protokolle, Sicherheitskonfiguration), sowie Zugangsgeheimnisse wie Passwort-Hashes und Schlüssel zu Drittdiensten.
Bekannte Einschränkungen
Die Formate sind offen und maschinenlesbar, aber nicht auf ein bestimmtes Zielsystem zugeschnitten; beim Import in eine andere Software ist in der Regel eine Zuordnung der Spalten nötig. Wenn Rechnungen über Lexware Office geführt wurden, liegen die maßgeblichen Belege dort. Belege archivieren Sie für die gesetzliche Aufbewahrung selbst – dafür gibt es den Beleg-Export mit Verzeichnis.
Ablauf und Fristen beim Wechsel
| Schritt | Was passiert | Frist |
|---|---|---|
| 1 · Wechselverlangen | Sie teilen uns in Textform (z. B. per E-Mail an anfrage@arvenda.de) mit, ob Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, die Daten in eine eigene Umgebung übernehmen oder sie löschen lassen möchten. | Ankündigungsfrist höchstens 2 Monate |
| 2 · Übergang | ARVENDA läuft vertragsgemäß weiter. Wir unterstützen Sie und von Ihnen benannte Dritte angemessen beim Wechsel und halten das Sicherheitsniveau aufrecht. | höchstens 30 Kalendertage, einmal verlängerbar |
| 3 · Abruf | Ihre exportierbaren Daten stehen weiter zum Abruf bereit. | mindestens 30 Kalendertage |
| 4 · Löschung | Wir löschen alle exportierbaren Daten vollständig, soweit Sie nichts anderes anweisen und keine gesetzliche Pflicht entgegensteht, und bestätigen das Vertragsende. | nach Ablauf des Abrufzeitraums |
Wechselentgelte erheben wir nicht. Serverstandort: Deutschland. Die Regeln zum Wechsel gelten für kostenpflichtige Verträge, nicht für die kostenlose Testphase.
Daten bei normalem Vertragsende
Endet der Vertrag ohne Wechselverlangen – etwa durch Kündigung –, stehen Ihre Daten noch 30 Kalendertage zum Abruf bereit. In dieser Zeit ist der Zugang auf Lesen und Exportieren beschränkt. Danach löschen wir die Daten; aus Datensicherungen verschwinden sie im regulären Zyklus, spätestens nach weiteren 30 Tagen. Eine Aufbewahrung von Belegen über das Vertragsende hinaus übernehmen wir nur, wenn sie gesondert vereinbart ist.
Konten, die nach der kostenlosen Testphase keinen Plan buchen, werden mit Ablauf des Tests gesperrt, nach weiteren sieben Tagen zur Löschung vorgemerkt und spätestens 30 Tage danach endgültig gelöscht.
Maßgeblich sind die AGB (insbesondere §§ 12a und 13) und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung in der jeweils geltenden Fassung.
